הסבר נגיש וקליל על התהליך
1. הפקת קובץ חודשי
בכל חודש המעסיק נדרש להפיק קובץ ממשק אחיד בפורמט XML מתוך מערכת השכר.
הקובץ כולל את כלל נתוני ההפרשות הפנסיוניות של העובדים – פרטים אישיים, שכר, אחוזי הפרשה ורכיבי ביטוח.
חשוב: מומלץ להעביר את הקובץ לבדיקה עוד לפני סגירת השכר, כדי לאתר חריגות, שגיאות או חוסרים בזמן.
2. קליטה ועיבוד הנתונים
עם קבלת הקובץ, המידע נטען למערכת ומוצג בצורה ברורה לפי עובד.
שלב זה מאפשר זיהוי פערים, כפילויות או נתונים חסרים ברמת העובד הבודד.
3. בדיקות והפקת הנחיות תשלום
לאחר בקרת תקינות, מופקת הנחיית תשלום בהתאם לדרישות הרגולציה.
ההנחיה מפרטת את הסכומים לתשלום לפי חברות מנהלות ומוצרים פנסיוניים (פנסיה, גמל, ביטוח מנהלים, קרן השתלמות).
4. התאמה מול נתוני השכר
על המעסיק לבצע הצלבה מלאה בין הנחיית התשלום לבין נתוני השכר בפועל.
יש לוודא התאמה הן ברמת הסכום הכולל והן בפירוט לפי כל גוף מוסדי.
5. ביצוע התשלום
לאחר אישור ההתאמה, יש להעביר את התשלום:
באמצעות מס״ב – טעינת קובץ ושידור
או בהעברות בנקאיות לפי ההנחיה שהופקה
6. העברת אסמכתאות
עם השלמת התשלום, יש להעביר אסמכתאות מתאימות:
במס״ב – דוח תשלומים ואישור כללי הכולל סכום ותאריך ערך
בהעברות בנקאיות – אישורים לפי כל העברה שבוצעה
7. תנאי לשידור לחברות הביטוח
קבלת אסמכתאות תקינות היא שלב הכרחי להמשך התהליך ולשידור הדיווח לגופים הפנסיוניים.
8. עמידה בלוחות זמנים
יש להשלים את התשלום והדיווח עד 7 ימים ממועד תשלום השכר או עד ה-15 לחודש – המוקדם מביניהם.
איחור עלול לגרור ריביות פיגורים והתנהלות לא תקינה מול הגופים המוסדיים.
